數位工具的導入步驟一：畫下現在流程

不管你是想要購買或是訂閱套裝軟體，例如：Rezio、鼎新ERP，或是公司內決定要找廠商進來做開發，都可以參考這一篇 如果軟體跟目前的流程完全對不上，如果是廠商進來開發，套裝軟體修改的機率比較低，想要改都要價不斐，找廠商進來開發到一半，但是又要修改的話，沒有定期定量的溝通，容易搞得彼此很不愉快，下面分享導入的四個步驟

1. 畫下現在流程
2. 找工具或是廠商
3. 畫下導入工具之後，希望改變的流程
4. 上線後觀察，如果不夠好，就從步驟一再執行一次

步驟一：畫下現在流程

流程包含執行者、動作、執行時間，最後寫下主要的痛點

用一個最近輔導過的團隊，以辦理活動導入數位工具的案例作為流程圖範例

現有流程

主要痛點：

1. 活動結束後要手動核對簽名表、發電子證書很花時間，一次要花6個小時

特別注意事項

1. 只記錄活動共同要做的事情挑出來，如果是一次性的特殊活動，八件事情都一樣，一件事情不一樣，先不要把那一件畫上去，團隊記錄下來
2. 質化的討論感受，文件要用量化的紀錄：討論感受是因為要知道團隊夥伴因為這個事情多困擾，進一步再問出困擾背後佔用了多少的時間跟心力
3. 嘗試簡化流程：在畫下每個動作時，務必互相挑戰問說這個流程是否必要，可否簡化？

不畫出來可以嗎？

當然可以，但這個答案要基於

1. 產品這是為了符合這樣的流程設計出來的
2. 流程易於理解且步驟不多
3. 合作廠商已經有過行業內的多次合作經驗

以下各舉一個例子

1. 產品這是為了符合這樣的流程設計出來的

Rezio(https://rezio.io/zh-TW)：為旅遊業者打造的預訂系統，這個產品設計出來是因應旅遊業者的各種痛點：沒有自己的預訂網站、如何去管理訂單、訂單裡面還要有場次的概念怎麼做，因此這個產品是為了旅遊業者方便管理而設計出來的

2. 流程易於理解且步驟不多

以一間小型的健身教室管理舉例，他們需要控管今天有誰到教室，這些人分別上了幾堂課程，這些學員繳了多少錢，那可以想像教室的管理者，可能做三個動作

1. 紀錄今天收多少錢？誰付款的？
2. 今天有哪些學員來？
3. 今天是哪個老師開課程？

如果是這樣的流程，也許拆解完成後就可以用現成的數位工具，在一周內打造完成，假設自己有一點數位工具的概念 - 知道怎麼打開Excel且新增資料，我認為都可以嘗試自己先設計看看如何管理或是找找看有沒有現成直接做好的，畢竟你有的問題，其他人也許遇過

3. 合作廠商已經有過行業內的多次合作經驗

之前有面試過兩間廠商，他們分別很專注在做大型研討會的系統，從門面到審稿一次包到好，還有做各種行業的ERP，當我年輕的時候去面試，我想說外包公司為什麼不什麼都接？但長大一點發現，果然年輕就是愚蠢，這樣做可以累積固定的客戶，且模組可以一直使用，最重要的是，成為行業的專家，客戶來的時候，想得不是我買一個產品，是我買一個完整的解決方案

我們看到第一點跟第三點，都在強調一件事情，在導入軟體的過程中除了解決掉我原本想像中的痛點，我還有機會從跟廠商合作或是導入產品的過程中，優化原本的流程，但這個要基於產品或是廠商，對我的行業是有認識，或是可以快速入門的