企業或是個人導入數位工具的完整指南

企業或是個人怎麼評估要不要導入

首先，不論是企業還是個人，在考慮導入新工具前，必須明確識別出要解決的問題或想要應用的場景。這一步是非常關鍵的，因為它決定了是否真的需要新的工具，或者現有的資源已足夠應對。 對於企業而言，導入新工具的決策往往基於是否能夠節省成本、提高效率，或是建立有效的標準操作流程（SOP）。這意味著，任何新工具的導入都應當對企業的經營有明顯的正面影響。 對個人來說，決定導入新工具通常基於是否能夠節省時間或提升生活品質。一個有效的策略是，先試用新工具，再根據實際使用體驗來決定是否全面導入。

工具評估指標

有了場景跟SOP之後，我會使用這幾個指標評估是否導入，第一個一定是錢，財務可行後，其他事情才可行

1. 願意花多少錢解決這個問題：以一個小型的健身教室為例子，假設每個月可以賺1萬元，但我花了2萬元去買了客戶管理系統，我們可以明確的看出來，這可能不是一個合理的決定，所有的事情都要建立在財務可行上面

2. 節省的時間跟成本：除了錢之外，還有哪些成本？做決定的容易程度、團隊內的溝通品質、產品跟服務的品質，已導入視覺化的報表為例子，可能一開始要花時間學習，或是找人開發，但是導入後，未來查詢訂單只需要看報表、也可以透過報表快速掌握這個月的銷售趨勢

3. 安全性：檢查工具是否符合國際安全標準和法規要求，如通用數據保護規範（GDPR）、健康保險流通和責任法案（HIPAA）等，以及是否獲得了ISO/IEC 27001之類的安全認證，大概用該產品加上Security就可以查到，但這只是一個通則，而且大家看到密密麻麻的文字，不一定看得懂，個人會把握以下三個原則

   1. 盡可能使用開發了三年以上的產品，且用戶多一些的，就是你搜尋了這個產品，可以找到10頁的教學，像是Notion，多用戶，代表產品背後高機會有比較多的人去開發跟維護，而且他們要對廣大的用戶交代
   2. 想實驗新產品怎麼用的話，先放一些被盜了也傷害值比較低的資料，不要放任何個人或是公司機敏資料，像是身分證字號、護照號碼
   3. 如果必須放上機敏資料，比方說錢、虛擬貨幣的交易、健康資料，盡可能開啟雙因認證，除了輸入密碼，可能還需要email，或是簡訊驗證，讓被盜用的風險降到最低

4. 是否容易上手：延伸第一點跟第二點，導入工具最直觀就是節省時間跟金錢成本，如果工具不容易上手，即便他是免費的，在個人或是組織內燒掉的時間成本可能都比節省得來的多

5. 遷移的成本：很有可能手上已經有現成的工具，例如你已經是Notion的使用者，但是在考慮遷移到Heptabase裡面，有沒有現成的工具可以讓你直接搬家，或是要一個一個貼上去，花的時間多久，而在企業裡面，如果從Google 生態系，搬家到微軟的生態系，會花多久，還有員工的重新教育訓練

6. 這個產品可以活多久：承第五點，我們可以看到在熟悉一個工具後，在做出遷移的時候，需要付出一些成本，因此一個產品能不能活的長長久久，我認為是決定導入前的關鍵因素

   但把它放在最後一點是因為，有些工具的互相替代性很高，以視覺化報表的產品舉例，Looker Studio跟Power BI來看，個人去上手這兩個工具，都需要花一天，那再花一天做出需要的報表，在不異動到原始資料的狀況下，如果，我想找另外一個視覺化的工具，可能也花一天的時間去完成，那這樣他是不是活得久，我可能不用那麼在意，他只要能滿足我一年的需求就可以

   再舉一個反例，以筆記軟體為例子，如果我已經在Heptabase紀錄了一萬條的筆記，但是我要搬家到notion裡面，並且把它分門別類

   以組織的狀況來說，投入一個新的工具，表示也要有新的教育訓練，所以找一個壽命長一點，不要為了求新貿然導入

如何快速學習以及融入到工作內

1. 找一個熟悉該工具的人帶領學習。無論是在個人層面還是企業層面，這種學習方式都非常有效。
2. 結合實際的使用場景進行學習，可以更快地理解和掌握工具的功能。例如，通過將“飲食計畫 Notion”或“project management Notion”作為關鍵詞進行搜索，可以知道，大家是怎麼設計模板的

導入步驟

1. 畫下現在流程
2. 找工具或是廠商
3. 上線後觀察，如果不夠好，就從步驟一再執行一次

導入經驗分享

O365 導入公司經驗分享

總結

我們塑造了工具，然後工具塑造了我們